微信群聊私信怎么发(微信群聊自动消失了)

微信群聊私信怎么发(微信群聊自动消失了)

导语:随着信息化时代的不断发展,从前的文字交流逐渐被电子消息所取代。这在一定程度上方便了我们的信息沟通,但是这也带来一个问题,线上沟通有哪些注意事项,线上沟通比之线下沟通有哪些注意点?让我们一起来看看。

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消息回复

一、语气要恰当:收放要自如

比起面对面沟通的自然顺畅,线上沟通时经常把握不好说话的语气。尤其在与领导沟通时,经常来来回回编辑一条消息,把握不准用什么样的语气和口吻与领导交流。而面对普通同事,太过亲密显得很刻意,太过疏离又让人有距离感。那么,怎样把握这个度?

使用“您”要分情况

对于“您”这个字,使用起来本身没有什么问题,但是在一些不是特别正式的消息回复中,使用“您”会给人距离感,反而会影响人们之间的沟通。

在写邮件和与职级较高的领导交流时,通常会使用“您”。除此之外,与客户或不怎么熟悉的人沟通时也要用“您”来表达。而如果和年龄差不多或者相熟的同事交流,语气可以轻松活泼一些,尽量不要使用“您”这种过于尊敬刻板的字眼。

小宋和小曾是同期入职的员工,两个人能力都不错,平时待人也都很友善。但是同事们在手机上沟通工作时,更愿意主动联系小宋。明明两个人能力差不多,平时也都和大家关系不错,为什么在线上沟通时大家更愿意找小宋而不是小曾?原因就在两个人的消息回复上。

比如之前回复出纳小李的消息,同样都是文件发送,两个人的语气迥然不同。

小宋是这样回复的:“小李,你好呀,我是小宋。文件我已经发到你邮箱啦,你看一下。”

而小曾是这样回复的:“小李,您好,我是小曾。文件我已经发送到您的邮箱,请注意查收。”

两个人虽然话里表达的意思相同,但是第一位的表达让人更愿意多做交流,而第二位的回复更像我们开通一个官方账号一样语气刻板生硬。小李与两个人都是同龄人,而且非正式场合,语气轻松一些更便于两人交流。

职场社交讲究“进退有度”,语言表达同样要因人制宜。进一步亲切热忱,退一步恭敬守礼。

所以,在使用类似“您”这一类字眼时,要分对象分场景,不必什么时候都用“您”。

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问候语

某些有歧义的表达少发送

有歧义的表达通常分为两种情况:一种是类似“好的”“收到”“嗯”的语言回复;一种是表情使用。

1.语言表达:“角色扮演”很重要

最开始进项目组的时候,前辈都和我说回领导消息的时候千万不要只回复一个单词,就是类似“好的”“收到”之类的语言。刚开始我还很困惑,但也乖乖照做。后来发生的一件事,让我明白了这里面的原因。

小李是临时进项目组的实习生,场地布置等杂活都需要他来完成。前一天晚上领导和他发了消息,通知他第二天早点去布置会场,妥善安排现场工作。他看到消息立马回了一句“好的”。

第二天小李早早去了现场,忙碌了很久。到了上班时间,领导过来验收,表情很严肃,一上来就到处纠错。领导临走说了一句:“昨天让你提前安排你就回一句好的,现在的年轻人怎么都这么不靠谱。”

听到这里小李就有点不知所措,我第一时间回复“好的”,不就说明我看到了吗?今天也早早过来,这有什么问题?办公室一个好心的前辈和他说:“领导想看到你回复具体的安排,不是简单一个好的,而且这个好的会让领导觉得你在审查领导的工作。”

原来简单一句回复有这么多深意。在职场中,尤其在与领导交流时,语言上一定不能敷衍。领导想要看到员工对工作具体的能力和认真的态度,一句“好的”不仅显得对工作不重视,而且会让领导对你失去信任,以后这样的机会可能就不再安排了。

同时,语言表达一定要贴合自己的身份,职场中“角色扮演”很重要。

通常我们都会说:“领导总是言简意赅,下属才是长篇大论。”领导的角色是安排与总结工作,下属的角色是分类分项执行工作。角色职能的不同也就决定了语言表达方式的不同。“好的”适宜于领导回复下属的工作报告,如果在下属身上使用就会显得角色置换,必然引起领导的强烈不适。

2.表情使用:避免双重含义

职场中年龄层次跨度比较大,不同的年龄层对不同表情的理解不同。

比如“微笑脸”这个表情,年轻人大多将此定义为“呵呵”,是一种很不屑的表达。而上了年纪的人却很喜欢使用这个表情,他们通常从表面理解为开心的含义。这就是不同年龄层的代沟问题,所以在工作中为避免这种情况的发生,尽量减少使用表情,多用语言表述。

还有现在很多的表情包,在职场中也是不建议大家使用的。表情包的过度使用会给人一种轻浮不稳重的感觉,在单位中领导的印象分极为重要。如果一旦打上不靠谱的标签很难改变,也会错失很多机会。

由此可见,在回复消息中,表达方式的选择也很重要。语言表达尽量要完整,表情使用要慎重。

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微笑脸表情

平衡口语化和书面化语言

就像前文提到的“您”,这就属于书面化的语言,但是我们也提到了优势语言要轻松活泼一些。这两者的关系该如何平衡?

1.信息发送的方式。

工作中,我们最常接触到的是邮件和私信交流。邮件属于比较正式的办公系统,在语言上尽量都使用书面化语言。公司群聊也尽量使用书面化的语言,同时不可过度闲聊;个人私聊在语言上就可以口语化一些,两个人不要太过疏远。

2.信息发送的对象。

面对领导和前辈用语尽量规范,这样会显得比较尊敬对方;对于年龄相仿的同事说话用语就可以随意一些,有助于加深同事之间的感情。

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书面语与口语选择

二、态度要端正:表态要适时

除了上文讲到的语气表达,表达的态度上也很有讲究。

尽量不透露立场

经常上网我们都会知道,很多时候会出现“带节奏”的情况,水军会针对只言片语对某人进行攻击。其实在职场中也有类似的情况,有时候因为一两句表明立场的话而被人曲解。

小智平时大大咧咧的,说话做事直来直去。疫情期间,工作都是在线交流,项目讨论都是在线进行。大多数人都是表达自己的对项目的想法,小智除此之外还对一些人的想法进行表态。“你这个不合适,你这个应该这么做。”

复工后,领导给大家分配工作。其他人都是几个人共同完成一项任务,唯独小智领导给分配了最重的工作。问起为什么,领导说:“看你之前对咱们的工作挺有想法的,比我这个领导还有想法,咱们这里需要你这种人才多做点事。”

职场中,往往会出现“成也说话,败也说话”的情况,说的好说到领导的心坎里,条条道路通罗马。说的不好,会让领导对你记上“越位”的标签。

在工作中,尤其是在电子消息中,明显表明立场的字眼会给人借题发挥的余地,电子消息还会有截图保存。尽量多陈述个人看法,将个人观点表达清楚,非必要时不要评论他人观点,尤其有领导在的场合,一定要记住对事不对人。

态度谦逊不等于一味认错

我们经常会遇到这种情况,一个项目是几个人共同完成的。将完成稿给领导发过去后,领导指出某些地方存在问题。往往不管是谁的问题,我们立马回复“不好意思,马上修改”。

职场并不是一个需要大包大揽的地方,不是自己的问题没必要承担责任。每个领导都喜欢有能力,做事精准的员工。一旦承认下本不属于自己的错误,不仅会影响在领导心中的形象,还会加重已有的工作负担。

一个萝卜一个坑。为什么职场中要分部门分业务,就是希望每个人在工作中做好自己的本职工作。领导问问题,态度谦逊无可厚非,但是职场中的对错无需本人承认,外部评价自有定夺。

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态度

三、重点要明确:由点到面全覆盖

这一部分是职场交流中最重要的一环,尤其线上沟通,重点明确才能更快梳理工作任务,决定了一件工作的进展走向。

责任人员要点明:防止推诿扯皮

分配任务的时候,尽量将责任明确到人。

疫情期间,大家都不能见面,每天在家办公。一次分配工作时,领导说我说:“这个项目你看看谁合适,就一起来做吧!”

对于领导这句话,我重点要和领导讨论的是有哪些人负责的问题。策划谁来写,调研谁来做,客户谁来沟通,项目谁来监督执行等方面都需要明确到人。

疫情初期,大家都不习惯在家办公,分配任务也经常出问题。项目组长第一次分配任务时,只提到了由哪几个人来做任务,具体细节也没多做表述,大家私下联系大概分配了任务。

但是在家工作毕竟没有当面工作交流方便,最后呈现上来的数据没有人进行复核,而有的工作有多个人去做,工作效率大大降低。

线上沟通,责任到人尤为重要,同时按照各自擅长的领域匹配,这是防止工作推诿扯皮、效率低下极为重要的一步。

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分配任务

时间分配要精准:符合逻辑顺序

我们平时聊天经常会使用“上旬”“下旬”“中旬”这样的字眼,或者“过两天”“慢慢来“这种不确定的时间范围。日常交流这样是可以的,但在工作中是大忌。

而在时间分配中,如果有多个工作节点,也要将各个时间节点注明。我们以做一个项目为例:

项目申报开始时间:某年某月某日

项目申报截止时间:某年某月某日

项目开始时间:某年某月某日

项目中期检查时间:某年某月某日

项目成果检验时间:某年某月某日

项目结束时间:某年某月某日

提前将时间安排妥当,领导放心,同事做起来也有明确的目标。除了例子中对一些重要时间节点的注明,沟通中也可以制定每次工作汇报交流的时间,对工作流程进一步细分,逻辑顺序明晰,更有利于工作的推进。

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重要日期

工作事项要全面:树立“大局意识”

通过前两个方面确定了人这个点,和时间这个线,我们就要考虑面这个问题。

在进行这一步时,建议大家先列一个提纲。

首先,注明任务主体、对象、时间等基础信息。

其次,思考该工作涉及哪些第三方,从工作的开始到结束依次思考所有可能接触到的群体。

最后,安排调配工作用具。

列好提纲后,不要立马发送出去,再对照以前的工作经验完善提纲。将整理好的内容先发给领导过目,领导同意工作安排后再发送到每位负责人手中。

对于重要的工作内容一定要谨慎核查一次发送,切忌发送后来回修改。

我在实习的时候,刚开始急于做出成绩,在群里发送消息的时候经常考虑不周,也没和领导商量就将工作安排发送出去了。

好多次都会发生发送后又有错误的情况,这就导致很多同事,因为我前后不一致的语言表达产生疑问,浪费了许多不必要的时间。

后来领导提醒我可以提前列个提纲发给他看,这样可以减少失误。职场中,即使自己不是领导也要拥有“大局意识”。从宏观处入手,再将微观细节拆分开来。从点到线再到面,先将工作逻辑梳理清楚,再分步骤充实具体内容,这样做就可以将工作内容安排到位了。

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重点明确:由点到面

四、职场聊天小窍门:学会高效能聊天

学会置顶:得时无怠,时不再来

得时无怠,时不再来,天予不取,反为之灾。——《国语.越语下》

每天手机上会有大量的消息,私人的工作的,一忙起来很容易忽略一些重要信息,因此也会错失一些重要的工作机会。

我的好朋友小陈平时工作很忙,不习惯看各类通讯消息。就是因为这个习惯,让她错失了一次晋升的好机会。

那次领导提前发短信给小陈,让她有空来办公室。那几天碰巧接待外宾,小陈忙的完全没时间看手机。几天后工作忙完了,一个和小陈关系要好的同事和她说:“小陈,你也别太难过了,还有下次机会的。”小陈听完一脸懵,完全不知道发生了什么。后来才了解到之前领导发短信是讨论晋升办公室主任的事情,当时还有两位一起竞争,而小陈没有去开会相当于自动放弃了机会。

工作中很多机会只有一次,如果因为没看到消息而将机会拱手让人,相当于没有开始就退赛

为避免此类情况的发生,我们可以学会将重要联系人置顶;或者对于比较重要的人,可以在名字前加A,在最有效的时间里回复信息。

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把握机会

选择适当的回复时间:因人因事而定

对于回复时间的选择也要分情况考虑。有的人希望尽快回复,有的人希望晚点再回复;有的人希望在工作时间回复,有的人希望在休息时间回复。对于时间的选择,我们同样要分情况来看。

1.工作时效性。

对于要的比较紧急的工作,在时间上一定要选择第一时间回复。如果处于人们的休息时间,在回复时首先要先说明原因,并表明“这么晚还打扰实在不好意思”。

而对于不紧急的工作,时间选择上尽量是白天工作时间。但是最好不要在办公中间发送消息,收信人可能会因为工作忙碌而忽略了消息,可以在刚上班或临近下班发送。

2.个人性格。

有的人的性格比较急,比较喜欢第一时间收到消息;有的人做事不慌不忙,对于公事并不急着完成,也就不需要快速的回复。

还有人比较喜欢被人重视的感觉,那就要第一时间快速回复;而有的人不习惯一直不停的回消息,那就稍等再回复。

回复时间的选择,主要还是依靠平时对个人性格的了解,因人选择,再根据事情的时效性来确定回复时间。

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选择合适回复时间

减少语音发送:增强消息可读性

在发送消息时,能打字尽量不要发语音。主要有以下原因:

1.节约时间。

一段语音,长则一分钟,短也要几秒钟。而我们阅读文字,即使一小段话也只需几秒钟,这无形中增加了我们读取信息的时间。

2.可读性强。

看文字比听语音对信息的接受量更强,准确度也更高。举一个简单的例子,如果做一篇语言阅读,是看文字正确率高还是听听力正确率高?很显然是前者。

人类大脑对于文字的接受度是远远优于语音的,信息转化速度也更快。同时语音发送可能会有听不清环境嘈杂等客观影响,信息的接受程度大打折扣。

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文字聊天

群内避免闲聊

工作群是一个比较严肃的地方,其作用主要为工作安排。过度刷屏闲聊会错过重要工作信息,同时会招致领导反感。

部门里有几个新来的实习生,平时一直安安静静工作,也很谦逊有礼。年终群里讨论聚餐年会的事情,几个年轻人可能是压抑了太久,各种表情包刷屏。这让老领导看了很反感,当时就把几人的年终奖金取消了。

可见,工作群还是要以工作为主,避免过度闲聊。同时群发通知后,一定要回复“收到”,证明本人已经收到通知,也是对发通知人的尊重。

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群聊

结语:“只讲功劳,不讲苦劳,只有结果,没有如果”已经成为大多数职场人的共识,而如何正确交流更是一个助推器。表达的好,推动自己的努力;表达的不好,一切努力付诸东流。如何有效避免翻车,我们可以从语气、态度、内容等方面来注意,再运用一些好的聊天技巧,达到事半功倍的效果。

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